Informace o zpracování osobních údajů

uvedenými společnostmi ze skupiny SIMIXGroup:

Simix Morava s. r. o., Platnéřská 88/9, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 25068938, Spisová značka: C 109148 vedená u Krajského soudu v Brně,

PJI Shopping s. r. o. Platnéřská 88/9, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 01636855, Spisová značka: C 209666 vedená u Městského soudu v Praze

Smart Automotive s. r. o., Francouzská 75/4, Vinohrady, 120 00 Praha 2, IČO: 04590864, Spisová značka: C 250340 vedená u Městského soudu v Praze,

HR Profit s. r. o., Platnéřská 88/9, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 02627752, Spisová značka: C 221668 vedená u Městského soudu v Praze,

Labour Progress s. r. o., Platnéřská 88/9, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 08958301, Spisová značka: C 328231 vedená u Městského soudu v Praze,

Smart Simix s. r. o., Olšanská 54/3, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO: 02637251, Spisová značka: C 21669 vedená u Městského soudu v Praze

SMART Career s.r.o., Palackého třída 1908, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, IČO: 03216331, Spisová značka: C 40369 vedená u Krajského soudu v Hradci Králové,

Middle Europe Industry Group s.r.o., Platnéřská 88/9, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 05188148, Spisová značka: C 259697 vedená u Městského soudu v Praze.

GLOBKON GmbH, Zinnwalder Straße 5, 01773 Altenberg, Deutschland,

kontaktní e-mail: gdpr@simixgroup.com, kontaktní telefon: 800 260 062 webové stránky: www.simixcz.cz (dále také „Společnost“), jako správce osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/EC („GDPR“), považuje za jednu ze svých prvořadých povinností ochranu Vašeho soukromí a osobních údajů, které zpracováváme. S Vašimi osobními údaji nakládáme vždy s řádnou péčí v souladu povinnostmi vyplývajícími z platných právních předpisů týkajících se ochrany soukromí a snažíme se je v co nejvyšší možné míře chránit.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jak získáváme a zpracováváme osobní údaje subjektů údajů, a to následujících:

• Část A – uchazečů o zaměstnání, kteří mají zájem o zprostředkování zaměstnání u Společnosti nebo třetích osob

• Část B – zaměstnanců Společnosti

• Část C – účastníků školení

• Část D – účastníků projektů Evropské unie, Evropského sociálního fondu (dále jen „ESF“)

Jejich cílem je přiblížit Vám (subjektům údajů), jakým způsobem s osobními údaji nakládáme, jak je shromažďujeme, z jakých zdrojů je získáváme a jak chráníme důvěrnost Vašich osobních údajů, a naplnit tak naši informační povinnost dle čl. 13 a násl. GDPR.

Text je rozdělen na části A – D, každá se týká jiné kategorie subjektů údajů uvedené výše, seznamte se s tou, která se na Vás vztahuje, v rámci každé z částí se dozvíte zejména následující informace:

• Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

• Za jakými účely a jakým způsobem budeme Vaše osobní údaje zpracovávat

• Komu mohou být Vaše osobní údaje předány

• Po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat

Poslední část je společná a vztahuje se na všechny subjekty údajů, dozvíte se v ní následující:

• Jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.

V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese: gdpr@simixgroup.com.

Část A 

Informace týkající se uchazečů o zaměstnání, kteří mají zájem o zprostředkování zaměstnání u Společnosti nebo třetích osob

Jste-li uchazeč o zaměstnání, v této části naleznete informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

O uchazečích zpracováváme osobní údaje, které získáme během výběrového řízení na volné pracovní pozice. Nelze vyjmenovat veškeré zpracovávané osobní údaje, neboť uchazeč poskytuje údaje v životopise a připojených přílohách, kde se kategorie osobních údajů mohou různit. Zpravidla zpracováváme následující osobní údaje:

• jméno, příjmení, titul

• datum a místo narození

• adresa trvalého bydliště/kontaktní adresa

• telefonní číslo

• e-mailová adresa

• praxe, pracovní zkušenosti a informace o předchozím zaměstnání

• jazykové dovednosti

• vzdělání, absolvované kurzy, školení a certifikáty

• znalosti a dovednosti, osobní zájmy

• informace o držení řidičského průkazu

• fotografie (pokud nám ji uchazeč poskytne jako přílohu životopisu)

• další informace uvedené v životopise

• záznamy komunikace s uchazečem

Nevyžadujeme osobní údaje, které k danému účelu nejsou potřeba, zejména nevyžadujeme rodné číslo, číslo občanského či jiného průkazu, kopie dokladu a tyto údaje tak není nutné uvádět v životopise.

Zdroj osobních údajů

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám sami poskytnete, a to zejména při vyplnění formuláře na webových stránkách provozovaných naší Společnosti nebo třetími osobami, s nimiž spolupracujeme (například jobs.cz, prace.cz, profesia.cz, volnamista.cz, kariera.cz), při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, e-mailem nebo jinými komunikačními prostředky (např. SMS zprávy) a při dalším jednání a komunikaci se Společností.

Účel zpracování a právní základ pro zpracování

Existuje více právních základů, které nás opravňují zpracovávat Vaše osobní údaje, vždy však musí být naplněn alespoň jeden z nich, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali oprávněně. K určitému zpracování osobních údajů nás opravňují právní předpisy, jde zejména o případy, kdy je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž je subjekt údajů smluvní stranou, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, nebo kdy je zpracování nezbytné pro plnění našich právních povinností nebo máme ke zpracování oprávněný zájem. V ostatních případech potřebujeme Váš souhlas ke zpracování osobních údajů za konkrétním účelem.

Uvedené případy jsou podrobněji ve vztahu ke Společnosti popsány níže.

Zpracovávání bez Vašeho souhlasu

Zpracování osobních údajů za účelem realizace výběrového řízení a jednání o uzavření (pracovní) smlouvy

Společnost jako personální agentura realizuje výběrová řízení na volné pracovní pozice, a to buď na pracovní pozice přímo u Společnosti, anebo u třetích osob, které oslovily Společnost, aby pro ně vyhledala vhodné uchazeče na volné pracovní pozice. Přihlášením do výběrového řízení na konkrétní pracovní pozici, a to buď vyplněním formuláře na webových stránkách provozovaných naší Společnosti, nebo třetími osobami, prostřednictvím nichž inzerujeme volné pracovní pozice, anebo osobním vyplněním formuláře na pobočce Společnosti, dáváte najevo svůj zájem o to ucházet se o konkrétní zvolené pracovní místo a jednak tak o uzavření (pracovní) smlouvy.

Osobní údaje uvedené výše zpracováváme po dobu trvání účasti uchazeče ve výběrovém řízení. Tyto osobní údaje zpracováváme výhradně za účelem řádné realizace výběrového řízení, které představuje jednání o uzavření (pracovní) smlouvy.

V souvislosti s tím osobní údaje předáváme našemu smluvnímu partnerovi, pro něhož výběrové řízení realizujeme a který nabízí konkrétní volné pracovní místo, aby tak došlo k naplnění účelu výběrového řízení.

Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů a za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti

Dále jsme oprávněni zpracovávat údaje zejména v případech, je-li to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahují, zejména dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.

Zpracování osobních údajů za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti

Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely uchováváme osobní údaje po dobu 5 let po ukončení smluvní spolupráce. S ohledem na podstatu zprostředkování zaměstnaní je oprávněným zájmem Společnosti poskytovat nabídky zaměstnání pro potencionální uchazeče. V této souvislosti Vám budeme zasílat obchodní nabídky týkající se obdobných služeb, které Vám byly poskytnuty, a to na kontaktní údaje, které jste Společnosti poskytli, a to do doby, kdy vyjádříte svůj nesouhlas.

Poskytnutí osobních údajů pro výše uvedené účely je dobrovolné, avšak zpracování těchto osobních údajů je nezbytné k tomu, abychom mohli realizovat výběrové řízení a jednat tak o uzavření (pracovní) smlouvy uskutečněné na návrh uchazeče ve formě přihlášky do výběrového řízení, a dále plnit své zákonné povinnosti. Ke zpracování těchto osobních údajů tedy nepotřebujeme Váš souhlas.

Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu

Vaše osobní údaje zpracováváme i pro účely, pro které je nezbytný Váš souhlas, a to po dobu a způsobem, jak je uvedeno v konkrétním souhlasu.

Konkrétní podmínky udělení souhlasu jsou uvedeny v podmínkách souhlasu, zejména účel a doba zpracování osobních údajů. Nejčastěji jde o zpracování osobních údajů i po skončení výběrového řízení, a to za účelem zasílání nabídek volných pracovních míst u Společnosti nebo dalších osob, pro něž zajišťujeme nábor zaměstnanců.

Je pouze na Vašem svobodném rozhodnutí, zda svůj souhlas v rozsahu navrženém Společností poskytnete. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a není podmínkou uzavření smlouvy ve Společností, nicméně v opačném případě nebudeme schopni plně dostát svým povinnostem vyplývajícím z takto uzavřené smlouvy.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje bude jako správce zpracovávat Společnost. To znamená, že Společnost stanovuje shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďuje, volí prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení. Společnost při plnění svých závazků využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Některé tyto subjekty jsou sami v roli správce, jiní v roli zpracovatele, kteří pak zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů.

Vaše osobní údaje za výše uvedenými účely předáváme zejména našim smluvním partnerům, pro které zprostředkováváme nábor zaměstnanců a pro něž tak inzerujeme konkrétní volné pracovní pozice, o které se ucházíte, dále pak advokátní kanceláři, poskytovatelům IT služeb, příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon, zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat.

Za smluvní partnery volíme pouze takovou osobu, která poskytne maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.  S každým dodavatelem v roli zpracovatele osobních údajů máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, abychom zajistili co nejvyšší úroveň zabezpečení osobních údajů.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky a se sídlem v členském státě Evropské unie.

Osobní údaje jsou chráněny a zabezpečeny před únikem a zneužitím a Společnost přijímá technická a organizační opatření, aby zajistila co nejvyšší úroveň ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro uvedené účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení, jak bylo specifikováno výše u jednotlivých účelů zpracování.

Je-li zpracování založeno na Vašem souhlasu, pak budeme osobní údaje zpracovávat pouze po dobu trvání tohoto souhlasu.

Část B

Informace týkající se zaměstnanců

Jste-li zaměstnanec Společnosti, v této části naleznete informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje získáváme při sjednávání pracovní smlouvy nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dále společně jen „pracovní smlouva“) a dále v průběhu trvání smluvního vztahu ke Společnosti, a to zejména následující:

identifikační údaje

• jméno

• příjmení (včetně dřívějších příjmení)

• rodné číslo

• datum a místo narození

• adresa trvalého pobytu

• číslo cestovního dokladu

• státní příslušnost

• pohlaví

• rodinný stav

kontaktní údaje

• korespondenční adresa

• telefonní číslo

• e-mailová adresa

ostatní údaje související s pracovním poměrem, zejména:

• druh práce

• informace o předchozím zaměstnání

• vzdělání a předchozí praxe,

• záznamy komunikace se zaměstnancem

• evidence odpracované doby

• výsledek lékařských prohlídek

• přehled o mzdových nárocích zaměstnance

• informace o zdravotní pojišťovně zaměstnance

• informace o důchodu

• informace o tom, zda je zaměstnanec studentem, zda pobírá peněžitou pomoc v mateřství či rodičovský příspěvek

• počet dětí (u žen)

• zdravotní znevýhodnění

• informace o případném exekučním řízení nebo výkonu rozhodnutí, insolvenčním řízení

• informace o pracovním úrazu nebo nemoci z povolání

• datum nástupu a ukončení pracovního poměru, včetně důvodu ukončení

• osobní číslo zaměstnance

• kopie technického průkazu vozidla, výpis z bankovního účtu výhradně ve vztahu k vynaloženým výdajům na pracovní cestě

• bankovní spojení

• kopie smlouvy o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou zaměstnancem včetně dokladu o zaplacení pojistného

• číslo zaměstnanecké karty

• délka povolení k pobytu

• případně další údaje pro účely specifikovanými níže

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě zákona (bez Vašeho souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

Účel zpracování

Existuje více důvodů pro zpracování Vašich osobních údajů, vždy však musí být naplněn alespoň jeden z nich, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali oprávněně. K určitému zpracování osobních údajů nás opravňují právní předpisy, jde zejména o případy, kdy je zpracování nezbytné pro plnění pracovní smlouvy, nebo kdy je zpracování nezbytné pro plnění našich právních povinností a nebo v případě oprávněných zájmů Společnosti. V ostatních případech potřebujeme Váš souhlas ke zpracování osobních údajů za konkrétním účelem.

Uvedené případy jsou podrobněji ve vztahu k naší Společnosti popsány níže.

Zpracovávání bez Vašeho souhlasu

Jedním ze základních důvodů pro oprávněné zpracování Vašich osobních údajů naší Společností je skutečnost, že je zpracování nezbytné pro plnění pracovní smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Dále jsme oprávněni zpracovávat údaje v případech, je-li to nezbytné pro plnění právní povinnosti, která se na Společnost jako zaměstnavatele vztahuje v souvislosti s pracovněprávním vztahem, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

A v některých případech zpracovává Společnost osobní údaje, vyžaduje-li to oprávněný zájem Společnosti, zejména zájem na ochraně majetku Společnosti, hospodářský zájem vztahující se k předmětu podnikání Společnosti či zájem na ochraně práv pro případ soudního či jiného sporu.

V souvislosti s výše uvedeným zpracováváme osobní údaje zejména za níže popsanými účely:

• vedení personální agendy a databáze zaměstnanců

• oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho skončení na OSSZ a zdravotní pojišťovnu a odvodu sociálního a zdravotního pojištění a oznamování změn

• správného výpočtu mzdy, odvodů a vystavení výplatního lístku

• výplaty mzdy zaměstnanci a dalších plnění plynoucích z pracovněprávního vztahu (náhrada mzdy, náhrada škody, cestovní náhrady apod.) nebo přijetí plnění od zaměstnance

• vedení evidence odpracované doby zaměstnance a docházky zaměstnance

• komunikace se zaměstnancem

• zasílání evidenčních listů důchodového pojištění na OSSZ

• správného výpočtu měsíčních záloh na daně a ročního zúčtování daně

• údaje o rodinných příslušnících, na které zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění

  • pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele

  • pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte

• evidence a vyčíslení nároků v důsledku pracovní neschopnosti

• zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen)

• placení zdravotního pojištění (podle zákona o veřejném zdravotním pojištění)

• za účelem správy a vyřizování agendy služebních cest včetně zařizování veškerých služebních cest (zejména objednání letecké či jiné přepravy, zajištění víz, cestovního pojištění)

• vyúčtování cestovních náhrad za služební cestu

• plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění

• sepsání a příprava dokumentů a dohod souvisejících s pracovním poměrem: mzdový výměr, pokyn k dočasnému výkonu práce, dodatky k pracovní smlouvě, záznam o vstupním školení BOZP a dočasně přiděleného zaměstnance, dohody o srážkách ze mzdy, žádanky o volno, cestovní příkazy, další dohody uzavírané se zaměstnancem

• hlášení zaměstnávání cizinců

• zajištění ochranných pracovních prostředků, vstupní karty do areálu

• evidence a řešení pracovních úrazů a vedení záznamů o pracovních úrazech

• řešení škodných událostí, uplatnění práva na pojistné plnění z titulu náhrady škody

• provozního řízení a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

• plnění veškerých kontrolních a zabezpečovacích povinností zaměstnavatele

• poskytování stravování a benefitů zaměstnancům

• zajištění školení a kurzů

• poskytnutí reportů náborovým partnerů, jak je blíže popsáno dále, jde o oprávněný zájem Společnosti, aby dostála svým smluvním závazkům

• vypracování monitorovacích zpráv ESF v rámci projektů Společnosti, jde o oprávněný zájem Společnosti, aby plnila své povinnosti

Osobní údaje pro tyto základní účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení.

Poskytnutí osobních údajů pro uvedené účely je dobrovolné, avšak zpracování těchto osobních údajů je nezbytné k tomu, aby mohl vzniknout smluvní vztah mezi stranami a Společnost mohla plnit své smluvní a zákonné povinnosti a řešit další záležitosti v souvislosti s pracovněprávním vztahem. Ke zpracování těchto osobních údajů tedy nepotřebujeme Váš souhlas.

Zpracovávání s Vaším souhlasem

Vaše osobní údaje zpracováváme i pro účely, pro které je nezbytný Váš souhlas, a to po dobu a způsobem, jak je uvedeno v konkrétním souhlasu.

Konkrétní podmínky udělení souhlasu jsou uvedeny v podmínkách souhlasu, stejně jako účel a doba zpracování osobních údajů.

Je pouze na Vašem svobodném rozhodnutí, zda svůj souhlas v rozsahu navrženém Společností poskytnete. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a není podmínkou pro uzavření pracovní smlouvy ani trvání smluvního vztahu.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje bude jako správce zpracovávat Společnost. To znamená, že Společnost stanovuje shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, volí prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení. Společnost při plnění svých závazků využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Některé tyto subjekty jsou sami v roli správce, jiní v roli zpracovatele, kteří pak zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů. Za smluvní partnery volíme pouze takovou osobu, která poskytne maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.  S každým dodavatelem v roli zpracovatele osobních údajů máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, abychom zajistili co nejvyšší úroveň zabezpečení osobních údajů.

Vaše osobní údaje za výše uvedenými účely předáváme zejména pojišťovacímu makléři, advokátní kanceláři, poskytovatelům IT služeb a příslušným orgánům veřejné správy, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon, zejména České správě sociálního zabezpečení, Finančnímu úřadu a Finančnímu ředitelství, zdravotní pojišťovně, Úřadu práce České republiky, inspekci práce, soudu, státnímu zástupci, Policii ČR (službě cizinecké policie), Národnímu bezpečnostnímu úřadu a zpravodajské službě, pojišťovně Kooperativa. V případech stanovených zákonem předáváme údaje odborové organizaci (např. ohlášení pracovního úrazu odborové organizaci).

V případě agenturních zaměstnanců předáváme osobní údaje uživateli, a to v nezbytném rozsahu, abychom dostáli našim zákonným a smluvním povinnostem, a to nejméně v rozsahu dle § 308 a § 309 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, a další údaje a dokumenty nutné ke kontrole, zda jsou zajištěny srovnatelné podmínky ve smyslu § 309 zákoníku práce, a za účelem dodržení povinností ze vztahu k uživateli.

Zprostředkovala-li nábor zaměstnance třetí osoba, náborový partner Společnosti, pak v rámci plnění našich smluvních povinností tomuto náborovému partnerovi poskytujeme reporty týkající se uvedených zaměstnanců obsahující jméno, příjmení, datum narození, středisko a datum nástupu do práce, datum ukončení pracovního poměru, důvody ukončení a další údaje.

Společnost prohlašuje, že nebude předávat osobní údaje do třetích zemí nebo jakékoli mezinárodní organizaci.

Osobní údaje jsou chráněny a zabezpečeny před únikem a zneužitím a Společnost přijímá technická a organizační opatření, aby zajistila co nejvyšší úroveň ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu. Po skončení smluvního vztahu zpracováváme údaje za účelem ochrany našich oprávněných zájmů. Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 5 let po ukončení smluvní spolupráce. Po skončení smluvního vztahu jsou pak také některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností, a to po dobu, která je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, zejména dle zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služby, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Je-li zpracování založeno na Vašem souhlasu, pak budeme osobní údaje zpracovávat pouze po dobu trvání tohoto souhlasu.

 

Část C

Informace týkající se účastníků školení

Jste-li účastník školení, v této části naleznete informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje získáváme při uzavření smlouvy o poskytnutí školení a dále v průběhu trvání smluvního vztahu ke Společnosti, a to zejména následující údaje:

• jméno a příjmení

• datum a místo narození

• rodné číslo

• pohlaví

• adresa trvalého pobytu a kontaktní adresa

• státní příslušnost

• telefonní číslo

• e-mailová adresa

• fotografie

• záznamy komunikace s účastníkem školení

• informace o výsledku školení

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě zákona (bez Vašeho souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

V případě, kdy je smluvní stranou pro provedení kurzu či školení Váš zaměstnavatel, úřad práce a nebo jiný obdobný subjekt, byly nám předány Vaše osobní údaje těmito subjekty.

Účel zpracování

Existuje více důvodů pro zpracování Vašich osobních údajů, vždy však musí být naplněn alespoň jeden z nich, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali oprávněně. K určitému zpracování osobních údajů nás opravňují právní předpisy, jde zejména o případy, kdy je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy o poskytnutí školení, nebo kdy je zpracování nezbytné pro plnění našich právních povinností. V ostatních případech potřebujeme Váš souhlas ke zpracování osobních údajů za konkrétním účelem.

Uvedené případy jsou podrobněji ve vztahu k naší Společnosti popsány níže.

Zpracovávání bez Vašeho souhlasu

Jedním ze základních důvodů pro oprávněné zpracování Vašich osobních údajů naší Společností je skutečnost, že je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy o poskytnutí školení, jejíž smluvní stranou jste Vy jako subjekt údajů nebo třetí osoba zajišťující pro Vás školení (například Váš zaměstnavatel), nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Dále jsme oprávněni zpracovávat údaje v případech, je-li to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje v souvislosti se smluvním vztahem, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

V některých případech zpracovává Společnost osobní údaje, vyžaduje-li to oprávněný zájem Společnosti, zejména zájem na ochraně práv pro případ soudního či jiného sporu.

V souvislosti s výše uvedeným zpracováváme osobní údaje zejména za níže popsanými účely:

Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Jedním ze základních důvodů pro oprávněné zpracování Vašich osobních údajů Společností je skutečnost, že je zpracování nezbytné pro plnění práv a povinností ze smlouvy o poskytnutí školení, kterou jste se Společností uzavřel Vy, anebo třetí osoba, která pro Vás školení objednala (nejčastěji Váš zaměstnavatel, Úřad práce v rámci rekvalifikace), anebo k provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy.

Osobní údaje specifikované výše zpracováváme zejména za účelem:

• jednání před uzavřením smlouvy a uzavření smlouvy o školení (dále jen „Smlouva“), a to pouze po dobu trvání těchto jednání, není-li následně jiný titul pro zpracování osobních údajů, jak jsou tyto popsány dále

• za účelem řádné realizace práv a povinností ze Smlouvy, a to nejdéle po dobu trvání smluvního vztahu vyplývajícího ze Smlouvy, tedy do úplného vypořádání práv a povinností plynoucích ze Smlouvy, jde obecně o evidování přihlášky na školení, vyhotovení prezenční listiny, třídní knihy, vydání osvědčení; další způsoby zpracování jsou popsány u konkrétních školení níže

• po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností, a to po dobu, která je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají, nebo pro účely oprávněného zájmu, jak je popsán dále

Poskytujeme zejména následující školení:

• školení obsluhy jeřábů: zpracováváme zejména jméno, příjmení, datum a místo narození, adresu, telefon, fotografii, informace o zdravotní způsobilosti, které jsou v této souvislosti nutné, a to za výše popsanými účely a v tomto případě také za účelem vydání průkazu

• kurz sváření: zpracováváme jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní příslušnost, adresu, telefon, fotografii, informace o zdravotní způsobilosti, které jsou v této souvislosti nutné, a to za výše popsanými účely a v tomto případě také za účelem vydání průkazu a zpracování protokolu o zkoušce

• školení obsluhy vysokozdvižných vozíků: zpracováváme jméno, příjmení, datum narození, fotografii, a to za výše popsanými účely a v tomto případě také za účelem tvorby průkazu řidiče motorového vozíku

• rekvalifikační kurzy zajišťované pro Úřad práce: zpracováváme jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresu, telefon, email

• jazykové testování: zpracováváme jméno, příjmení, e-mailovou adresu

• psychodiagnostické testování: zpracováváme jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, e-mailová adresa, telefon; výsledkem jsou citlivé údaje týkající se osobnosti testovaného, týkající se např. motivace výkonu, neuroticismus, angažovanosti, vytrvalosti, svědomitosti, proto vyžadujeme výslovný souhlas k předání výsledků objednateli testování, je-li osobou odlišnou od subjektu údajů.

Je-li smluvním partnerem třetí osoba, která školení pro Vás objednala, pak jí v rámci plnění našich smluvních povinností předáváme po skončení školení Vaše údaje spolu s informacemi o výsledku školení.

Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů

Dále jsme oprávněni zpracovávat údaje zejména v případech, je-li to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahují, zejména dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.

Zpracování osobních údajů za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti

Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely uchováváme osobní údaje po dobu 5 let po ukončení smluvní spolupráce. S ohledem na podstatu provádění kurzů a školení je oprávněným zájmem Společnosti poskytovat nabídky další školení vedoucích k prohloubení a případně zvýšení Vaší kvalifikace. V této souvislosti Vám budeme zasílat obchodní nabídky týkající se obdobných služeb, které Vám byly poskytnuty na kontaktní údaje, které jste Společnosti poskytli, a to do doby, kdy vyjádříte svůj nesouhlas.

Poskytnutí osobních údajů pro uvedené účely je dobrovolné, avšak zpracování těchto osobních údajů je nezbytné k tomu, aby mohl vzniknout smluvní vztah mezi stranami a Společnost mohla plnit své zákonné povinnosti a řešit další záležitosti v souvislosti se smluvním vztahem. Ke zpracování těchto osobních údajů tedy nepotřebujeme Váš souhlas.

Zpracovávání s Vašim souhlasem

Vaše osobní údaje zpracováváme i pro účely, pro které je nezbytný Váš souhlas, a to po dobu a způsobem, jak je uvedeno v konkrétním souhlasu.

Konkrétní podmínky udělení souhlasu jsou uvedeny v podmínkách souhlasu, stejně jako účel a doba zpracování osobních údajů.

Je pouze na Vašem svobodném rozhodnutí, zda svůj souhlas v rozsahu navrženém Společností poskytnete. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a není podmínkou pro uzavření smlouvy o poskytnutí školení ani trvání smluvního vztahu.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje bude jako správce zpracovávat Společnost. To znamená, že Společnost stanovuje shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, volí prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení. Společnost při plnění svých závazků využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Některé tyto subjekty jsou sami v roli správce, jiní v roli zpracovatele, kteří pak zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů. Za smluvní partnery volíme pouze takovou osobu, která poskytne maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.  S každým dodavatelem v roli zpracovatele osobních údajů máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, abychom zajistili co nejvyšší úroveň zabezpečení osobních údajů.

Vaše osobní údaje za výše uvedenými účely předáváme zejména advokátní kanceláři, poskytovatelům IT služeb a příslušným orgánům veřejné správy nebo institucím, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon; v případě školení sváření a obdobných kurzů předáváme údaje zkušební organizaci.

Je-li smluvním partnerem třetí osoba, která školení pro Vás objednala, pak jí v rámci plnění našich smluvních povinností předáváme po skončení školení informace o výsledku školení.

Společnost prohlašuje, že nebude předávat osobní údaje do třetích zemí nebo jakékoli mezinárodní organizaci.

Osobní údaje jsou chráněny a zabezpečeny před únikem a zneužitím a Společnost přijímá technická a organizační opatření, aby zajistila co nejvyšší úroveň ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu. Po skončení smluvního vztahu zpracováváme údaje za účelem ochrany našich oprávněných zájmů. Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 3 let po ukončení smluvní spolupráce, což odpovídá obecné délce promlčecí doby. Po skončení smluvního vztahu jsou pak také některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností, a to po dobu, která je stanovena přímo příslušnými právními předpisy.

Je-li zpracování založeno na Vašem souhlasu, pak budeme osobní údaje zpracovávat pouze po dobu trvání tohoto souhlasu.

Část D

Informace týkající se účastníků projektů Evropské unie, Evropského sociálního fondu (dále jen „ESF“)

Jste-li účastník projektů ESF, v této části naleznete informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje získáváme od realizátora projektu a dále přímo od Vás v průběhu realizace projektu, jde zejména následující údaje:

• jméno a příjmení

• datum a místo narození

• rodné číslo

• pohlaví

• adresa trvalého pobytu a kontaktní adresa

• státní příslušnost

• telefonní číslo

• e-mailová adresa

• vzdělání

• záznamy komunikace

• údaje získané v průběhu trvání projektu, jako jsou údaje o znevýhodnění, přístupu k bydlení, způsobu bydlení, ekonomické aktivitě, trestní minulosti a dosavadnímu působení – jde o citlivé údaje, které jsou zpracovávány výhradně za účelem realizace projektu

Účel zpracování

Společnost se věnuje realizaci projektů z ESF, z nichž velká část je zaměřena na osoby ohrožené sociálním vyloučením a jejich cílem je nejen účastníky odborně vzdělávat, ale v širším slova smyslu resocializovat. Společnost vystupuje nejčastěji v pozici hlavního partnera projektu, při kterém spolupracuje s realizátorem projektu.

Osobní údaje specifikované výše zpracováváme především za účelem řádného plnění projektu, jehož se účastníte, a to jak ve vztahu k řídicím orgánům projektu, tak realizátorům projektu.

Dále jsme oprávněni zpracovávat údaje zejména v případech, je-li to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahují, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, v tomto případě jde především o naplnění podmínek projektu.

Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely uchováváme osobní údaje po dobu 5 let po ukončení projektu.

Poskytnutí osobních údajů pro uvedené účely je dobrovolné, avšak zpracování těchto osobních údajů je nezbytné k tomu, aby mohlo dojít k realizaci projektu, jehož se dobrovolně účastníte. Ke zpracování těchto osobních údajů tedy nepotřebujeme Váš souhlas.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje bude jako správce zpracovávat Společnost. To znamená, že Společnost stanovuje shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, volí prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení. Společnost při plnění svých závazků využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Některé tyto subjekty jsou sami v roli správce, jiní v roli zpracovatele, kteří pak zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů. Za smluvní partnery volíme pouze takovou osobu, která poskytne maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.  S každým dodavatelem v roli zpracovatele osobních údajů máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, abychom zajistili co nejvyšší úroveň zabezpečení osobních údajů.

Vaše osobní údaje za výše uvedenými účely předáváme zejména advokátní kanceláři, poskytovatelům IT služeb, realizátorovi projektu a příslušným orgánům veřejné správy nebo institucím, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.

Společnost prohlašuje, že nebude předávat osobní údaje do třetích zemí nebo jakékoli mezinárodní organizaci.

Osobní údaje jsou chráněny a zabezpečeny před únikem a zneužitím a Společnost přijímá technická a organizační opatření, aby zajistila co nejvyšší úroveň ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvání projektu. Po skončení projektu zpracováváme údaje za účelem ochrany našich oprávněných zájmů. Oprávněným zájmem Společnosti je zejména ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména týkající se našich povinností jako partnera projektu. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 5 let po ukončení projektu. Po skončení smluvního vztahu jsou pak také některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností, a to po dobu, která je stanovena přímo příslušnými právními předpisy nebo podmínkami projektu.

Společná část

Práva plynoucí ze zpracování osobních údajů

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

1. právo na přístup k osobním údajům;

2. právo na opravu;

3. právo na výmaz („právo být zapomenut“);

4. právo na omezení zpracování údajů;

5. právo na přenositelnost údajů;

6. právo vznést námitku proti zpracování;

7. právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování;

8. právo podat stížnost na zpracování osobních údajů;

9. právo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo na přenositelnost údajů znamená, že subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případech uvedených v čl. 20 nařízení GDPR

Právo vznést námitku znamená, že máte z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních dle čl. 21 GDPR.

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování znamená, že subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká dle čl. 22 GDPR.

Právo odvolat souhlas znamená, že tam, kde je ke zpracování zapotřebí Váš souhlas, můžete svůj souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání je možné například e-mailu z adresy, kterou u nás máte evidovanou jako kontaktní, nebo písemně formou dopisu, kde vždy uvedete své jméno, příjmení a datum narození a uvedete, že odvoláváte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Nezbytnou náležitostí je uvedení účelu, pro který souhlas se zpracováváním údajů odvoláváte. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který jste udělil před jeho odvoláním. Po skončení platnosti souhlasu v souladu s tímto článkem Vaše osobní údaje smažeme, pokud pro jejich další zpracování nebude existovat jiný zákonný důvod.

Veškerá svá práva, stanovená předchozím odstavcem, můžete uplatnit u Společnosti buďto písemnou formou doporučeným dopisem, zaslaným na adresu sídla, či elektronickou formou na e-mailové adrese: gdpr@simixgroup.com. Společnost má právo v odůvodněných případech žádat přiměřené prokázání identity žadatele, a to za účelem ochrany subjektů údajů.

Pokud máte podezření, že na naší straně došlo k porušení některé z povinností stanovené v zákoně, můžete se na nás obrátit, abychom Vám záležitost vysvětlili, odstranili nepatřičný stav provedením opravy, doplněním nebo likvidací údajů.

Společnost do jednoho měsíce od obdržení žádosti poskytne informace o přijatých opatřeních podle Vámi podané žádosti. S ohledem na složitost a počet žádostí je možné v případě potřeby tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O prodloužení, jakož i o jeho důvodech budete v téže lhůtě, tj. do jednoho měsíce, informováni. V případě, že Vaší žádosti nebude vyhověno, Společnost Vás informuje nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti o důvodech odmítnutí a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu. Vyhodnotí-li Společnost žádost jako zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, má právo žádost odmítnout nebo za její vyřízení požadovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Před případným vyměřením poplatku Vás Společnost informuje o jeho výši a požádá o Váš souhlas s vyřízením zpoplatněné žádosti.

V případě, že uvedené nebude dostatečné, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Žádáme Vás, ať veškeré změny osobních údajů oznamujete bez zbytečného odkladu Společnosti na emailové adrese: gdpr@simixgroup.com, kde uvedete alespoň Vaše jméno, příjmení a datum narození, a sdělíte, že došlo na Vaší straně ke změně osobních údajů. V návaznosti na to bez zbytečného odkladu provedeme změnu osobních údajů, aby osobní údaje byly vždy přesné a správné.

Na základě zpracovávaných osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

Tyto informace subjektům osobních údajů jsou účinné od 1. 11. 2023.